L’ archivage est un devoir professionnel imposé à la fois aux particuliers et aux entreprises, mais il est nécessaire pour lesavocats et les notaires . Dans leur entreprise, ils prennent des dispositions pour archiver les documents de leurs clients afin qu’ils puissent y accéder au besoin. Pour cela, une base de données est créée. Les avocats ou les notaires doivent établir une liste claire de tous les dossiers crépus qu’ils ont dû traiter et les stocker au besoin pour les retrouver en bon état si nécessaire. Découvrez comment ces avocats font cela pour archiver nos documents avec succès.
A voir aussi : Pourquoi investir en bourse sur les SRDs ?
ARCHIVAGE
A voir aussi : Pourquoi choisir une maison en bois ?
Plan de l'article
Format ou support pour stocker les archives d’un avocat ou d’un notaire
La conservation des archives d’avocats ou de notaires est possible à la fois dansle électronique, ainsi que sur papier, ou sous forme électronique et papier . Avant de choisir une méthode d’archivage , un avocat ou un notaire veille d’abord à ce que toutes les obligations légales et réglementaires qui lui incombent. Par exemple, si des documents sont saisis et transférés par des méthodes mécaniques ou électroniques, l’avocat doit s’assurer qu’une copie est faite dès que le barreau en fait la demande.
Très souvent, un tel archivage est effectué pour servir de preuve documentaire. En conséquence, la loi exige qu’un avocat ou un notaire prenne les mesures nécessaires pour se conformer à toutes les règles de preuve régissant leurs documents . Pour produire des preuves, ces documents doivent être produits, inspectés et archivés conformément à certains règlements. L’objectif est de veiller à ce qu’elles soient lisibles, fiables et disponibles pendant toute la durée de leur protection. En ce qui concerne la période de stockage, l’organisation de l’archivage des documents peut vous aider à en savoir plus.
Stockage des documents archivés
est une chose d’ archiver les dossiers d’un notaire et d’un avocat C’ , et l’autre est de les garder au bon endroit. En conséquence, il faut se rappeler qu’il est possible d’effectuer une maintenance sur le site ou dans un endroit externe. La chose la plus importante dans tous les cas est de veiller à ce que la confidentialité du document soit protégée. Pour ce faire, il faut garantir que les entrepôts sont sécurisés pour éviter la perte ou l’endommagement des registres archivés. Si le stockage électronique est effectué, le chiffrement est possible. Un avocat ou un notaire doit examiner le support sur lequel les documents électroniques sont stockés. Cela peut inclure un disque externe ou une bande de sauvegarde. Stockage des enregistrements ne serait pas idéal s’il est difficile d’accéder aux enregistrements ou aux données d’un fichier pendant la période de stockage.
Détruire les dossiers clients après l’expiration du délai d’archivage
Après la période d’archivage, les avocats et les notaires ont le droit de détruire les dossiers des clientsqu’ils conservent. Mais ce n’est pas fait, peu importe comment. La plus grande précaution à prendre dans ce processus est d’assurer la confidentialité de tous les documents à détruire .
Il n’ est absolument pas nécessaire qu’ils tombent entre les mains de tiers. S’il s’agit de fichiers numériques, un avocat ou un notaire doit être assuré que la consultation future des médias sur lesquels les fichiers sont sauvegardés ne permettra aucun signe de leur écriture. Les documents papier seront proprement et simplement déchiquetés ou brûlés. Au cours de cette opération, un avocat ou un notaire doit être sûr que rien trahira leur confidentialité. Il est nécessaire de s’assurer que tout le contenu du fichier est détruit.
Les avocats et les notaires doivent conserver un registre de tous les dossiers détruits. Il doit absolument contenir le nom et l’adresse du client, le numéro attribué au dossier, la date de sa fermeture, une brève description de la nature de l’affaire et
Notes
